Poniamo che siano in arrivo molte novità nella tua realtà aziendale e tu sei il responsabile del “traghettamento”. Ci saranno grossi cambiamenti e, anche se inizialmente hai sottovalutato il potenziale malcontento che potrebbe scaturire, hai capito che affrontare la riunione dove annunciare e discutere del tema con tutti può essere un rischio.

In questi casi può essere utile una riunione prima della riunione cruciale. In un momento storico in cui le riunioni sono vissute come una perdita di tempo, può sembrare paradossale indire una riunione solo per affrontare al meglio una riunione “più importante”. Eppure può essere una mossa vincente, a patto che vengano rispettate queste semplici 3 attenzioni.

1.Parla con le persone giuste. Sicuramente non sarai in grado di incontrare tutti i partecipanti della riunione, dunque può essere utile raccogliere solamente le persone maggiormente colpite dalla decisione. Questo ottimizzerà i vostri tempi e farà sentire tenute in considerazione le persone invitate. Inoltre è fondamentale coinvolgere persone con diversi punti di vista, altrimenti questa riunione-prima-della-riunione sarà una sterile riproposizione di pareri simili.

2.Ascolta davvero. Durante questo tipo di meeting non focalizzarti sull’ottenere ragione ad ogni costo, pensa piuttosto ad ascoltare ciò che le persone hanno da dire: le persone trattate con dignità e rispetto sono più inclini ad accettare quanto diciamo. Inoltre è fondamentale capire quali sono non solo le ragioni delle persone coinvolte ma i loro bisogni. Puoi incoraggiare anche una comunicazione più aperta e franca con frasi del tipo “posso capire come ti senti…”.

3.Non sottovalutare l’importanza della cornice. La cornice, il punto di vista altrui cioè, è di fondamentale importanza per la persuasione. Se una persona è molto introversa, forse il miglior modo per convincerlo della bontà della nuova decisione aziendale non è parlare di quanti nuovi colleghi incontrerà. Ricordati sempre di capire in quale cornice stanno parlando i tuoi interlocutori, e inserisciti nella loro.

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