Perché gestire meglio le riunioni?

Perché gestire meglio le riunioni?

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La maggior parte delle persone considerano le riunioni una seccatura, una perdita di tempo. Ciò nonostante le riunioni continuano ad esistere. La buona notizia però è che guidare una riunione è una competenza che si può sviluppare a tutto vantaggio della propria carriera.

Uno studio recente, pubblicato sul Journal of Leadership & Organizational Studies, ha scoperto che le doti di leadership sono un fattore cruciale per l’esito delle riunioni e la soddisfazione generale dei partecipanti. Questo stupirà quanti credono fermamente nell’inutilità delle riunioni – i capi spesso dimenticano l’importante ruolo che giocano in quei momenti. Quando guidare una riunione è considerato una seccatura, anche i partecipanti saranno mal disposti nei confronti della riunione stessa.

Piuttosto che temere o evitare le riunioni, è cruciale diventare più bravi a gestirle. Ecco a voi cinque motivi per cui è importante farlo.

1.Ti distinguerai. L’abilità di gestire conversazioni affinché siano produttive, inclusive e focalizzate sull’obiettivo da raggiungere è una competenza diversa dall’essere preparati su specifiche materie o ruoli aziendali. Essere molto bravi nel tuo team di competenza è fondamentale, ma se puoi aggiungere al tuo set di competenze l’abilità di facilitare le conversazioni questo darà valore aggiunto al tuo lavoro e all’organizzazione tutta.

2.Ne guadagnerai in autorevolezza. I colleghi rispettano l’abilità di gestire e rendere proficuo il tempo trascorso per le riunioni. Ovviamente non lo stai facendo per metterti in mostra, ma avere una competenza in più riconosciuta dai colleghi non guasta.

3.Creerai relazioni produttive. Le abilità descritte qui sopra, cioè la gestione dei tempi, delle priorità e la capacità di comunicare efficacemente ti darà una prospettiva più ricca sui bisogni dei tuoi colleghi, su ciò che davvero conta per loro. Le relazioni si costruiscono su interazioni e conversazioni in cui gli interlocutori si sentono innanzi tutto ascoltati: buone relazioni significa costruire un buon network che esisterà anche al di fuori della riunione.

4.Migliorerai le tue capacità di osservazione imparando a stare fuori dalle conversazioni. Gestire una riunione richiede una attenzione scrupolosa alle dinamiche della stanza – per esempio, se qualcuno ha bisogno di essere coinvolto nella discussione o se la discussione sta uscendo fuori tema. Significa anche trattenere l’espressione delle proprie idee focalizzandosi sui contributi degli altri partecipanti: molti possono imparare a non interrompere, ascoltare più profondamente e resistere all’impulso di trascinare gli altri verso la propria visione.

5.Diventerai una risorsa preziosa anche per gli altri team. Se ti costruisci la reputazione di un buon facilitatore capace di gestire efficacemente le riunioni è probabile che verrai coinvolto anche in altre riunioni dell’organizzazione. Potrebbe non essere il tuo obiettivo principale, ma farsi conoscere anche al di fuori del proprio ristretto gruppo di lavoro è un qualcosa di estremamente utile.

C’è un solo modo per smettere di considerare le riunioni come una inutile perdita di tempo: gestirle in maniera più efficace. Ed è un obiettivo meritevole di attenzione.

Tratto da un articolo pubblicato sul blog dell’Harvard Business Review l’8 Dicembre 2016. Autore: Paul Axtell.

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