In contesti lavorativi dove si lavora su più progetti simultaneamente con scadenze estremamente strette è possibile trovarsi circondati da colleghi in preda allo stress. Condividere lo spazio per così tante ore con persone stressate finisce per influire anche su di te, instaurando un circolo vizioso che contribuirà a rendere il clima ancora più difficile da sopportare.

Non puoi controllare il loro comportamento, ma di sicuro puoi gestire il tuo. Ecco a voi tre suggerimenti per spezzare il circolo vizioso dello stress.

Smetti di essere vago. Se non si conosce chiaramente un contesto di riferimento o un progetto, i messaggi vaghi possono diventare come le macchie di Rorschach: soggette alle più disparate interpretazioni. Supponiamo di ricevere un sms da un collega o da un capo che dice “dobbiamo parlare”. Immediatamente inizieremmo a pensare “Ci sono problemi? Cosa ho fatto? Mi rimprovererà?”.

Spesso la vaghezza è dettata dalla fretta, non ci sono cattive intenzioni, ma un messaggio vago contiene una dose di ansia trasmessa anche se facilmente evitabile! Cerca di parlare dando i riferimenti del problema, ti costerà qualche secondo in più ma l’intero sistema ne beneficerà (risparmiando tempo alla fine!)

Dai priorità alle risposte. Secondo uno studio il professionista medio invia e riceve una media di 122 email al giorno. Capiamo bene come una mole così consistente di comunicazioni è incompatibile con una produttiva giornata di lavoro: è per questo motivo che molte email rimangono non risposte anche per 4/5 giorni. A volte non è un male (perché molte email non sono urgenti), a volte lo è (mi confermi la tua presenza alla riunione di domani? Approvi questa presentazione? Mandiamo in pagamento questo fornitore?).

Una buona abitudine può essere quella di assegnare diverse priorità alle email e di farlo quotidianamente. Una gestione razionale delle comunicazioni è una competenza chiave nelle organizzazioni moderne.

Smetti di monitorare i progetti “troppo da vicino”. Esattamente come è dannoso procrastinare e lasciare inevase alcune comunicazioni, altrettanto lo è non dare respiro ai propri collaboratori controllando ossessivamente ogni singolo passaggio di un progetto. Uno studio mostra come star troppo addosso a un collaboratore può farlo sentire “soffocato” dalla pressione, facendolo alla fine commettere errori.

Il primo impulso, quando si è preoccupati per un progetto o delle scadenze, è di comunicarlo e trasmetterlo ai propri collaboratori non lasciando loro lo spazio di azione. Il risultato non è solo che le performance caleranno, come indicato poco sopra, ma anche che i collaboratori non cresceranno e impareranno a lavorare con il solo tuo ritmo, il che non è positivo. Lasciare autonomia ai collaboratori favorirà un clima di lavoro più sereno.

Tratto da un articolo pubblicato sul blog dell’Harvard Business Review il 31/03/2017

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